Mesajlaşma sistemlerindeki mesaj sayılarının çok fazla artması ve mesajların boyutlarının artması sebebiyle bu mesajların silinmeden, tekrar gözden geçirilebilmesi veya ihtiyaç duyulduğunda bu mesajları tekrar açıp okumak öncelikli bir yapıya kavuştu.
Arşivleme sayesinde kullanıcılar mesaj kutularını daha verimli kullanabilir duruma geldiler. Dolayısı ile fazla mesajları arşivlerde tutarak mesaj kutularındaki boyut sorununu da ortadan kaldırmış oluyorlar. Ayrıca arşivleme sayesinde organizasyon yapısında da mesajların yönetilmesi ve arama işlemlerinin yapılması daha da basit ve kullanışlı hale gelmiştir.